大学の「公欠メール」教授に失礼のない書き方と例文

大学の授業を欠席しなければならないとき、「公欠メールの書き方が分からない」と悩む学生は多いですよね。

現在、公欠の申請はオンライン化が進み、大学によって運用方法が異なります。

教授へ連絡する際は、形式や言葉遣いに注意しないと、意図が伝わりにくくなることもあります。

この記事では、公欠の基本ルールからメールの構成、シーン別の実用フル例文までを網羅的に解説します。

「教授に失礼なく、公欠をスマートに伝えたい」という方に向けて、すぐ使えるテンプレートやチェックリストも紹介。

この記事を読めば、誰でも安心して公欠メールを作成できるようになります。

大学の「公欠」とは？2025年の最新制度をやさしく解説
公欠メールを送る前に知っておきたい3つの準備
大学の公欠メール基本テンプレート（コピペOK）
【シチュエーション別】公欠メールの実用フル例文集（2025最新版）
教授への印象を良くするフォローのコツ
まとめ｜「公欠メール」は信頼を築く大学マナー

大学の「公欠」とは？2025年の最新制度をやさしく解説

大学生活では、どうしても授業に出席できない事情が発生することがあります。

そんなときに頼りになるのが「公欠」という制度です。

ここでは、公欠の基本的な意味や欠席との違い、そして2025年時点での最新運用についてわかりやすく紹介します。

「公欠」と「欠席」の違いを具体例で理解しよう

まず、公欠とは大学が正式に認める「やむを得ない欠席」を指します。

一方で「欠席」は、個人的な都合や無断による授業不参加を意味します。

公欠が承認されると、成績評価や出席扱いに不利益が生じないのが特徴です。

つまり、「大学が認めた正当な理由による欠席＝公欠」という位置づけになります。

多くの大学では、授業の出席率に影響しない形で扱われるのが一般的です。

分類	概要	成績への影響
公欠	大学が認めた正当な理由での欠席	出席扱いまたは不利益なし
欠席	個人的都合や無断による欠席	出席率に影響する可能性あり

2025年最新の申請方法（フォーム・メール・証明書提出）

2025年現在、多くの大学では公欠の申請手続きがオンライン化されています。

従来の紙提出方式に代わり、大学ポータルサイトや専用フォーム、メールで申請するスタイルが一般的です。

特に、大学指定の申請フォームを利用しないと承認されないケースがあるため注意が必要です。

申請の流れは以下のようになります。

ステップ	内容
①	公欠理由を明確にして申請フォームまたはメールを提出
②	必要に応じて証明書や確認書を添付
③	教務課または担当教員が承認
④	公欠が認定され、ポータルや成績上に反映

大学によっては、授業前日までに提出が必要な場合もあります。

授業後に申請する場合は、1週間以内を目安に提出しておくとスムーズです。

大学ごとに異なる運用と注意点（オンライン化の実態）

公欠の取り扱いは、大学ごとに異なります。

同じ「オンライン申請」といっても、提出先や必要書類、承認フローに差があるのが実情です。

特に注意すべきなのは、授業担当教員と教務課が別ルートで管理しているケースです。

たとえば、教務課に公欠申請を出しても、教授へのメール連絡が必要な大学もあります。

このため、公欠を申請する際は「教務課への提出＋担当教授へのメール連絡」の2ステップを意識しましょう。

大学区分	申請方法	教授への連絡
国立大学	ポータルまたはメール申請	別途メール連絡が必要な場合あり
私立大学	専用Webフォームが主流	自動通知機能ありの場合が多い
短期大学・専門系	メールまたは窓口での届け出	直接連絡が基本

このように、同じ「公欠」でも手続きや対応フローは大学によって細かく異なります。

まずは大学の学生ポータルや学務ガイドを確認して、自校のルールを把握しておくことが大切です。

「知らなかった」では済まないケースもあるため、必ず事前確認を行いましょう。

公欠メールを送る前に知っておきたい3つの準備

公欠のメールを送る際は、ただ文章を書く前に少しだけ準備をしておくことが大切です。

送信相手やタイミングを間違えると、せっかくの丁寧なメールも意図が伝わらないことがあります。

ここでは、公欠メールをスムーズに送るための基本準備を3つのステップで整理します。

教授・学務課・教務課のどこに送るべき？

まず最初に確認すべきなのが、「誰にメールを送るのか」という点です。

多くの大学では、公欠申請は「教務課または学務課」に行い、同時に授業担当の教授にも連絡を入れます。

この2者の役割を整理すると、次のようになります。

宛先	役割	メールが必要か
教務課・学務課	公欠の事務手続き・証明書管理	大学によっては必要
授業担当教授	授業の出欠確認・配慮の判断	必ず必要

結論としては、教授には必ず直接連絡を入れることが原則です。

ただし、大学によっては公欠申請をポータル上で完結できる場合もあるため、事前に確認しましょう。

教授への直接メールが抜けてしまうと、「連絡なしの欠席」と見なされることもあるので注意が必要です。

メール送信のベストタイミングと避ける時間帯

次に大切なのが、メールを送るタイミングです。

公欠の理由が事前に分かっている場合は、授業の前日までに送信するのが理想です。

教授が授業の準備を行う時間を考慮すると、早めの連絡が好印象になります。

一方で、急な事情で連絡が遅れる場合もあるでしょう。

その際は、「やむを得ず当日になってしまったこと」を丁寧に伝える一文を入れておくと印象が良くなります。

タイミング	推奨行動
前日〜当日朝	教授宛てに公欠メールを送る（理由を簡潔に）
授業後	事後申請メール＋フォロー文を添える
夜遅く・早朝	避ける（教授が勤務時間外のため）

目安としては平日の午前9時〜午後5時の間に送ると丁寧な印象を与えられます。

送信が遅くなる場合は、翌朝すぐに送る対応で問題ありません。

件名・署名・挨拶のマナーまとめ（ミスしない書き方）

メールの印象を決めるのは、件名と冒頭部分です。

教授は1日に多くのメールを受け取るため、件名で内容が一目で分かるようにしておくことが重要です。

件名には「公欠申請」「授業欠席について」など、目的が伝わる言葉を入れましょう。

要素	正しい書き方	ポイント
件名	「10月10日の授業公欠について（経済学部3年氏名）」	日付と授業名を含める
宛名	「〇〇先生」	「様」ではなく「先生」を使用
署名	「学部・学年・氏名・メールアドレス」	大学指定フォーマットを確認

また、メールの冒頭でのあいさつも忘れてはいけません。

例えば「お世話になっております。」や「いつも授業でお世話になっております。」などの定型文を使うと、丁寧さが伝わります。

省略したり、いきなり本題に入るのは避けましょう。

最後に、署名部分には自分の学部・学年・氏名を必ず明記します。

教授が誰からのメールか一目で分かるようにしておくのが社会人マナーにもつながります。

公欠メールの準備段階で「相手・時間・形式」を整えておくことで、教授への印象は大きく変わります。

次章では、実際にどのように文面を組み立てるかを、テンプレート付きで詳しく解説します。

大学の公欠メール基本テンプレート（コピペOK）

公欠メールを送るとき、「どんな順番で書けばいいのか分からない」という学生は多いですよね。

ここでは、教授に失礼のないメール構成と、実際に使える完全テンプレートを紹介します。

この章を読めば、どんな状況でも迷わず公欠メールを作成できるようになります。

メール構成と各パートの意味

まずは公欠メールの基本構成を理解しましょう。

メールは「挨拶 → 自己紹介 → 欠席理由 → 日時・授業名 → 補足 → 締め → 署名」の順番で書くのが基本です。

パート	内容	例文のヒント
① 挨拶	教授へのお礼やお世話になっている旨	「お世話になっております。」
② 自己紹介	学部・学年・氏名を明記	「経済学部3年の〇〇です。」
③ 欠席理由	簡潔に説明（詳細は控えめに）	「学外活動のため、授業を欠席いたします。」
④ 授業日程・科目名	いつ・どの授業かを明記	「10月10日の哲学基礎ゼミ」
⑤ 補足	代替対応や報告意向など	「授業内容は友人と共有いたします。」
⑥ 締め	感謝とお詫び	「ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。」
⑦ 署名	学部・学年・氏名・連絡先	「経済学部3年　〇〇〇〇」

この順番を守ることで、教授にとって読みやすく、誤解のないメールになります。

【完全版テンプレート】教授宛ての公欠メール全文例

ここでは、あらゆる大学で使える「公欠メールの完成形」を紹介します。

状況に合わせて日付や授業名を変更すれば、そのまま使える実用フォーマットです。

 件名：10月10日（木）の授業公欠について（経済学部3年 氏名） 〇〇先生 お世話になっております。 経済学部3年の〇〇〇〇です。 学外活動のため、10月10日（木）の「哲学基礎ゼミ」を公欠申請しております。 大学の指定手続きに従い、必要な書類は事前に提出済みです。 授業内容については、友人から共有を受けて確認いたします。 ご迷惑をおかけしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。 経済学部3年 〇〇 〇〇 メール：xxxxxx@xxxx.ac.jp

このテンプレートの特徴は「簡潔・礼儀・必要情報の三拍子」が揃っていることです。

教授が読む際に一目で用件がわかり、対応がスムーズになります。

また、用件を端的に伝えることで、読む側の負担を最小限にできます。

添付書類がある場合・ない場合の書き分け方

公欠メールには、大学によって「証明書類」や「届出フォーム」が必要なケースがあります。

その場合は、添付の有無を一言添えることで丁寧な印象を与えられます。

状況	書き方の例
書類を添付する場合	「必要書類を添付のうえ、申請させていただきます。」
後日提出する場合	「証明書類は取得後、教務課を通じて提出いたします。」
不要な場合	「大学ポータルにて申請済みのため、書類の提出は不要とされています。」

また、メール本文の最後に「添付ファイルをお送りいたします」などと追記しておくと親切です。

ただし、ファイル名には自分の氏名を含めることを忘れないようにしましょう。

公欠メールは「シンプルさ」と「丁寧さ」のバランスが大切です。

長文になりすぎず、必要な情報を漏らさずに伝える意識を持ちましょう。

次章では、実際のシーンごとに使える「フルバージョン例文」を紹介します。

就活・家庭の事情・学外活動など、あらゆるケースに対応したリアルなメール文を掲載します。

【シチュエーション別】公欠メールの実用フル例文集（2025最新版）

ここからは、実際のシチュエーションごとに使える「フルバージョン例文」を紹介します。

件名から署名までそろった形で掲載しているので、目的に合わせてそのまま使うことができます。

それぞれのケースで共通するのは、「丁寧さ」と「簡潔さ」を両立することです。

① 就職活動による公欠（面接・説明会・インターン）

就職活動による欠席は、大学でも正当な公欠理由として認められています。

教授へのメールでは、面接や企業訪問などの具体的な予定を簡潔に伝え、誠意を示す表現を入れましょう。

 件名：10月10日（木）の授業公欠について（経済学部3年 氏名） 〇〇先生 お世話になっております。 経済学部3年の〇〇〇〇です。 就職活動に伴う企業面接のため、10月10日（木）の「哲学基礎ゼミ」を公欠申請いたします。 必要書類は大学指定のフォームにて提出済みです。 授業内容は友人に共有をお願いし、自身でも確認いたします。 ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。 経済学部3年 〇〇 〇〇 メール：xxxxxx@xxxx.ac.jp

企業名などの具体情報は記載不要です。

教授に必要なのは「正当な理由」と「欠席日程」だけです。

② 忌引による公欠（家族の葬儀・法要）

家族の事情による公欠の場合は、過剰な説明を避け、簡潔に「やむを得ない事情で」と記載します。

感情的な表現を控え、大学の手続きに沿っている旨を伝えましょう。

 件名：公欠申請について（文学部2年 氏名） 〇〇先生 お世話になっております。 文学部2年の〇〇〇〇です。 家庭の都合により、10月15日および16日の授業を公欠申請しております。 大学指定の手続きに従い、必要書類を後日教務課へ提出いたします。 急なご連絡となり申し訳ありませんが、どうぞよろしくお願いいたします。 文学部2年 〇〇 〇〇 メール：xxxxxx@xxxx.ac.jp

「忌引」という言葉をあえて避け、「家庭の都合」とするのが無難です。

これにより、センシティブな内容を避けつつ、礼儀を保つ表現になります。

③ 体調不良による公欠（診断書添付あり）

体調に関する理由で欠席する場合も、公欠として認められることがあります。

ただし、具体的な表現は避け、大学が指定する申請ルールに沿って記載しましょう。

 件名：授業公欠申請について（理学部1年 氏名） 〇〇先生 理学部1年の〇〇〇〇です。 体調不良のため、10月12日〜15日の授業を欠席いたします。 大学の指示に従い、公欠申請を行っております。 必要な書類は後日、教務課経由で提出いたします。 ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。 理学部1年 〇〇 〇〇 メール：xxxxxx@xxxx.ac.jp

体調に関する詳細は書かず、「大学の指定により申請」と書くことで安全な表現になります。

④ 学会・大会・ボランティアなど学外活動による公欠

学外での公式活動による欠席は、大学が正当と認める代表的な公欠理由のひとつです。

大学名義での活動や表彰対象となる場合は、事前に教授への共有をしておくとスムーズです。

 件名：学外活動による授業公欠のご連絡（社会学部2年 氏名） 〇〇先生 お世話になっております。 社会学部2年の〇〇〇〇です。 大学推薦による学外活動のため、10月18日（金）の授業を公欠申請いたします。 活動終了後、教務課を通じて報告書を提出する予定です。 ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。 社会学部2年 〇〇 〇〇 メール：xxxxxx@xxxx.ac.jp

「活動内容」や「団体名」は詳細に書かず、大学推薦・学外活動とだけ述べるのが安心です。

⑤ 緊急・事後申請時の公欠メール（授業後の報告形式）

やむを得ない事情で、授業の後に連絡を入れる場合もあります。

この場合は、まず「連絡が遅れたこと」へのお詫びを最初に入れ、落ち着いた文面で伝えることが大切です。

 件名：10月10日の授業欠席のご報告（経済学部3年 氏名） 〇〇先生 お世話になっております。 経済学部3年の〇〇〇〇です。 やむを得ない事情により、10月10日（木）の授業を欠席いたしました。 大学の規定に従い、公欠申請を行う予定です。 事後のご連絡となり申し訳ありません。 今後は事前にご連絡できるよう十分に注意いたします。 経済学部3年 〇〇 〇〇 メール：xxxxxx@xxxx.ac.jp

「連絡が遅れた理由」は書かなくても問題ありません。

誠実さを示す文面であれば、教授に誠意が伝わります。

どのケースにも共通するのは、「事実を簡潔に」「敬意を忘れずに」という姿勢です。

教授は学生の誠実な態度を重視します。文面の丁寧さが信頼関係を築く第一歩になります。

教授への印象を良くするフォローのコツ

公欠メールを送ったあと、対応をそのままにしていませんか？

実は、メールを送った後の「フォロー」こそが、教授に信頼される学生になるための大切なポイントです。

ここでは、返信がない場合や証明書提出後の報告など、フォロー対応のコツを具体例とともに解説します。

返信が来ないときの丁寧な再送メール例

教授によっては、公欠メールを確認しても返信をしないことがあります。

その場合、焦って何度も送るのは逆効果です。

返信がない場合は、2〜3日後に一度だけ「確認メール」を送るのがマナーです。

ポイント	説明
送信タイミング	前回のメールから2〜3日後
件名	「公欠申請のご確認（再送）」
トーン	柔らかく、圧を与えない言い回しを使う

 件名：公欠申請のご確認（再送）（文学部2年 氏名） 〇〇先生 お世話になっております。文学部2年の〇〇〇〇です。 先日お送りしました「10月15日および16日の授業公欠申請」について、 念のため確認のためご連絡いたしました。 お忙しい中恐縮ですが、内容に不備等ございましたらご教示いただけますと幸いです。 どうぞよろしくお願いいたします。 文学部2年 〇〇 〇〇 メール：xxxxxx@xxxx.ac.jp

「再送」や「催促」という言葉を避け、「確認のため」と表現するのがポイントです。

このように丁寧なトーンを保つことで、印象を損ねずに確認が行えます。

証明書・公欠確認書提出後の報告メール例

公欠の証明書を大学に提出したあと、その旨を教授にも共有しておくと信頼感が高まります。

特に大学によっては、教授が提出状況を把握できない場合もあります。

 件名：公欠書類提出のご報告（経済学部3年 氏名） 〇〇先生 お世話になっております。経済学部3年の〇〇〇〇です。 10月10日の授業に関する公欠書類を、本日教務課へ提出いたしました。 大学の手続きが完了次第、ポータルにも反映される予定です。 ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 経済学部3年 〇〇 〇〇 メール：xxxxxx@xxxx.ac.jp

「報告メール」は短くても構いませんが、提出済みであることを明確に伝えるのが重要です。

教授が複数の学生を管理している場合、あなたの丁寧な報告が信頼構築につながります。

授業再開後のフォローメール例文

公欠期間が終わり、授業に復帰したあとにも、短いフォローを入れると印象が非常に良くなります。

これは強制ではありませんが、「礼儀の一言」があるだけで関係性が深まります。

 件名：授業再開のご報告（社会学部2年 氏名） 〇〇先生 お世話になっております。社会学部2年の〇〇〇〇です。 このたびは、公欠の件でご対応いただきありがとうございました。 本日の授業より通常通り出席いたします。 授業内容については、友人を通じて補完済みです。 引き続きどうぞよろしくお願いいたします。 社会学部2年 〇〇 〇〇 メール：xxxxxx@xxxx.ac.jp

「お世話になりました」や「ご対応ありがとうございました」という一言が印象を大きく左右します。

フォローメールを送る学生は意外と少ないため、教授からの評価アップにもつながります。

フォロー内容	送信タイミング	目的
返信がない場合	2〜3日後	確認・再通知
証明書提出後	提出当日または翌日	報告・完了連絡
授業再開後	初回出席日	感謝・信頼構築

フォロー対応をする学生は少数派ですが、その「ひと手間」が大きな印象の差を生みます。

社会に出ても通用するビジネスメールの基礎が、この段階で自然に身につきます。

次章では、公欠メールの総まとめとして、信頼される学生になるための心構えを紹介します。

読後にすぐ実践できる「公欠メールチェックリスト」も掲載します。

まとめ｜「公欠メール」は信頼を築く大学マナー

ここまで、公欠の基本からメールの書き方、フォローまでを解説してきました。

最後にもう一度、教授に信頼される公欠メールのポイントを整理しておきましょう。

正しい連絡で得られる3つのメリット

公欠メールを丁寧に送ることには、実は多くのメリットがあります。

単なる欠席連絡ではなく、大学生活の「信頼構築」にもつながります。

メリット	内容
① 教授からの信頼が高まる	誠実な対応が「責任感のある学生」という印象を与える
② 出席・成績での不利益を防げる	正式な公欠として記録されるため、出席扱いになるケースが多い
③ 社会人としてのマナーが身につく	ビジネスメールの基礎が自然と習得できる

教授へのメール対応は、社会に出てからも役立つ実践的なトレーニングになります。

たとえば、上司への報告や企業への連絡にも応用できるスキルです。

公欠メール作成チェックリスト

最後に、公欠メールを送る前に確認しておきたいチェック項目をまとめました。

送信前にこのリストを見直すだけで、誤送信や失礼な印象を防ぐことができます。

確認項目	チェック内容
件名	日付・授業名・氏名を含めているか？
宛名	教授の名前＋「先生」となっているか？
冒頭挨拶	「お世話になっております」で始まっているか？
本文	欠席理由・日時・補足内容が明記されているか？
署名	学部・学年・氏名・メールアドレスを記載しているか？
添付ファイル	ファイル名に氏名を含めたか？
誤字脱字	丁寧語や日付に誤りがないか？
送信時間	平日9〜17時の範囲で送っているか？