電話があったことを伝えるメール例文｜ビジネスで信頼される丁寧な書き方とマナー

「○○さんからお電話がありました」と伝える場面、意外と多いですよね。

そんなとき、口頭だけでなくメールで正確に伝える必要がある場面も少なくありません。

しかし、いざ書こうとすると「どんな書き方が丁寧なのか」「ビジネスの場で失礼にならないか」と悩む人も多いのではないでしょうか。

この記事では、「電話があったことを伝えるメール」の基本構成から、社内・社外で使える具体的な例文、状況別のテンプレートまでを徹底解説します。

読み終えたころには、どんな場面でも自信を持って対応できる、信頼されるビジネスメールの書き方が身につくはずです。

電話があったことを伝えるメールとは？

職場では、取引先や同僚からの電話を代わりに受け取ることがあります。

そんなとき、相手の用件を正確に伝えるために使われるのが「電話があったことを伝えるメール」です。

ここでは、その基本的な意味と、なぜメールで伝えることが重要なのかを解説します。

どんな場面で使う？目的と重要性

電話があったことを伝えるメールは、単なる伝言ではなく、社内外の連絡を正確に残すための記録ツールです。

言った・言わないのトラブルを防ぎ、相手の行動をスムーズにするという大切な役割があります。

特に、同時に複数の電話を受ける職場では、聞き間違いや伝達漏れが起きやすいため、メールでの報告が信頼につながります。

伝達方法	メリット
口頭のみ	すぐに伝えられるが、記録が残らない
メール	正確に記録でき、後で確認できる

メールで伝えるメリットと注意点

メールで伝える最大のメリットは、「正確さ」と「確認のしやすさ」です。

誰から、どんな要件で、どう対応すべきかを整理して送ることで、受け取った相手が迷わず次の行動に移せます。

ただし、必要以上に長い文章や、曖昧な表現は逆効果です。

「誰から」「いつ」「どんな内容」「どう対応すべきか」の4点を簡潔にまとめるのが理想です。

良い例	悪い例
○月○日○時頃、△△株式会社の□□様よりお電話がありました。	さっき△△さんから電話がありました。
ご用件は「お見積りの件について確認したい」とのことです。	なんか確認したいそうです。

相手がすぐに動けるメールが「できる人」の証です。

次章では、そのメールをどのように構成すれば、より丁寧で分かりやすく伝わるのかを解説します。

ビジネスで信頼される電話連絡メールの基本構成

ここでは、電話があったことを正確かつ丁寧に伝えるための基本的な書き方を紹介します。

ビジネスメールの形を整えるだけで、相手に与える印象がぐっと良くなります。

まずは、件名から本文、締めの言葉までの流れを押さえましょう。

件名・宛名・挨拶の正しい書き方

件名は、メールを開く前に内容が一目でわかることが大切です。

特に、誰からの電話で、どんな用件だったのかを明示すると親切です。

良い件名の例	説明
【電話連絡】△△株式会社・□□様よりお電話がありました	誰からの電話かが明確で、すぐ内容を把握できる
【伝言】□□株式会社・○○様よりご連絡	件名だけで伝言内容を想起できる

宛名は、社内なら「〇〇部 △△課長」、社外なら「〇〇株式会社 △△様」と正確に記載します。

挨拶文には、「お疲れさまです」や「いつもお世話になっております」など、状況に合った言葉を使いましょう。

「誰から・いつ・どんな内容・どう対応」を明確に書く方法

本文の中心部分では、伝えるべき情報を4つの要素に整理します。

要素	書く内容
誰から	会社名・氏名を正確に書く
いつ	日付と時間を記載
どんな内容	要件の要約（確認・折り返し依頼など）
どう対応	相手に求める行動を具体的に

この4点を盛り込むだけで、内容が明確で伝わりやすいメールになります。

たとえば次のように構成すると自然です。

例文：

本日10時頃、△△株式会社の□□様よりお電話がありました。

ご用件は「先日の見積もりについて確認したい」とのことです。

お手すきの際に、□□様（TEL：03-xxxx-xxxx）までご連絡をお願いいたします。

締めの言葉・署名のマナー

メールの最後には、丁寧な締めの言葉と署名を入れます。

代表的な締めの言葉は以下のとおりです。

締めの言葉	使う場面
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。	上司・取引先など、丁寧に締めたい場合
よろしくお願いいたします。	社内・同僚など、シンプルに締めたい場合

署名には、部署名・氏名・連絡先を明記します。

メールの最後まで整っていると、印象が信頼に変わるのです。

次章では、実際の社内向けメールの例文を具体的に紹介します。

社内向け｜電話があったことを伝えるメール例文集

ここでは、上司・同僚・他部署など、社内向けに「電話があったことを伝える」メール例文を紹介します。

社内の場合は、社外ほどかしこまる必要はありませんが、丁寧さと正確さを両立させることがポイントです。

状況に合わせてそのまま使える文面を用意しました。

上司宛ての丁寧な例文（フルバージョン付き）

上司宛てに送る場合は、社外対応と同様の丁寧さを意識しつつ、必要事項を簡潔にまとめます。

誰から・いつ・どんな内容・折り返しの必要有無を整理して書くと伝わりやすいです。

例文①（フルバージョン）

件名：【電話連絡】株式会社○○・△△様よりお電話がありました

○○部　部長　□□様

お疲れさまです。総務部の田中です。

本日10時頃、株式会社○○の△△様より□□部長宛てにお電話がありました。

ご用件は「先日のご提案について確認したい」とのことです。

お手すきの際に、△△様（TEL：03-xxxx-xxxx）までご連絡をお願いいたします。

以上、よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――
株式会社□□　総務部　田中花子
内線：1234　E-mail：hanako.t@xxxx.co.jp
――――――――――――――――

ポイント	解説
件名に「誰からの電話か」を明示	一目で内容が把握できる
挨拶＋状況説明＋要件の順で構成	読みやすく整理された構成
折り返し先を具体的に記載	上司がすぐに行動できる

同僚宛てのシンプルな例文

同僚宛ては、もう少しカジュアルでも構いません。

ただし、ビジネスメールの形は崩さず、略語や省略表現は使わないようにしましょう。

例文②

件名：【伝言】△△株式会社よりお電話がありました

営業部　佐藤様

お疲れさまです。総務の田中です。

△△株式会社の○○様より、「見積書を再送してほしい」とのご連絡がありました。

お手すきの際にご対応をお願いいたします。

よろしくお願いいたします。

ポイント	解説
件名は簡潔に	受信トレイでの見やすさを重視
要件を1文でまとめる	読み手の理解を助ける

他部署宛ての共有メール例文

他部署宛てのメールでは、「誰に対する連絡か」をはっきり書くのがコツです。

誤送信を防ぐために、対象者の名前を本文中でも再度明示します。

例文③

件名：【共有】株式会社〇〇よりお電話がありました（営業部 山田様宛て）

営業部 各位

お疲れさまです。総務の田中です。

本日14時頃、株式会社〇〇の□□様より山田様宛てにお電話がありました。

ご用件は「今月の請求書の件について確認したい」とのことです。

山田様が不在のため、折り返しのご連絡をお願いいたします。

送信時の注意	理由
宛先（TO/CC）の設定を確認	誤送信防止
対象者名を明記	関係者全員に内容が伝わる

社内メールは「要点整理＋誤解のない表現」が鍵です。

次章では、よりフォーマルさが求められる「社外向けメール例文」を紹介します。

社外向け｜取引先・顧客宛ての電話伝言メール例文集

取引先や顧客宛てに「電話があったこと」を伝える場合は、社内よりも丁寧で誤解のない表現が求められます。

ここでは、よくある3つのケース別に、すぐ使える例文と書き方のコツを紹介します。

担当者不在時の返信メール例文（フルバージョン付き）

担当者が席を外していた場合には、相手の手を煩わせないように配慮した返信を送ります。

折り返しの方法を相手に確認する形にすると、自然で丁寧な印象になります。

例文①（フルバージョン）

件名：【○○の件】お電話をいただきありがとうございました

○○株式会社　△△様

いつもお世話になっております。株式会社□□の田中です。

先ほど○○宛てにお電話をいただきましたが、あいにく席を外しておりました。

ご用件を承ってもよろしいでしょうか。それとも○○より折り返しご連絡いたしましょうか。

お手数をおかけいたしますが、ご希望をお知らせください。

何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――
株式会社□□　営業部　田中花子
TEL：03-xxxx-xxxx　E-mail：hanako.t@xxxx.co.jp
――――――――――――――――

ポイント	解説
「承ってもよろしいでしょうか」と提案	相手の都合を優先している印象を与える
文全体を柔らかい敬語で統一	フォーマルかつ安心感のあるトーン

電話内容をそのまま伝えるフォーマル例文

電話内容を正確に伝える場合は、事実を簡潔に記載し、折り返し対応の意図を明確にします。

過剰に装飾せず、淡々と正確にまとめることが信頼につながります。

例文②

件名：【電話伝言】□□様よりお電話がありました

○○株式会社　□□様

いつもお世話になっております。株式会社△△の田中です。

本日、□□様より○○宛てにお電話を頂戴しました。

ご用件は「次回の打ち合わせ日程について確認したい」とのことでした。

○○が戻り次第、すぐに対応させていただきます。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

ポイント	解説
主語・敬称を省かない	社外向けでは正式な文体が基本
「戻り次第、すぐに対応」で誠意を示す	対応姿勢を明確に伝える

社外向けの柔らかい言い回し・敬語表現リスト

メール全体を穏やかにまとめるために、以下のようなフレーズを活用すると印象が良くなります。

目的	表現例
伝言を伝える	「〜様よりお電話を頂戴しました」
確認を依頼する	「お手数ですが、ご確認をお願いいたします」
折り返しを促す	「お時間のある際にご連絡をお願いいたします」
感謝を伝える	「お電話をいただき、誠にありがとうございました」

社外メールでは“伝える＋配慮を示す”の両立が信頼を生むのです。

次章では、状況に応じたバリエーション例文を紹介します。

状況別｜急ぎ・不在・補足連絡などの書き方例文

電話があったことを伝えるメールは、状況によって表現や文のトーンを変える必要があります。

ここでは、よくある3つのケース（急ぎ・不在・補足連絡）を例文つきで紹介します。

どのパターンも、相手がスムーズに行動できるように配慮するのがポイントです。

相手が急ぎの場合の書き方＋例文

相手が「至急の連絡を希望している」ときは、文中でその旨を明確に書きます。

“急ぎ”のニュアンスを曖昧にせず、具体的に伝えることで、受け取った人が優先的に対応できます。

例文①

件名：【至急】△△株式会社・□□様よりお電話がありました

営業部　山本様

お疲れさまです。総務の田中です。

本日15時頃、△△株式会社の□□様より山本様宛てにお電話がありました。

「先日の資料について本日中に確認したい」とのことでした。

可能であれば本日中の折り返しをお願いいたします。

よろしくお願いいたします。

注意点	解説
件名に【至急】を付ける	重要度が一目でわかる
希望時間を明記	対応の優先度を正確に伝えられる

不在・出張中に対応する場合の例文

担当者が長期不在や出張中の場合は、相手に安心してもらえるよう「代わりの対応者」を明記します。

不在の情報＋対応方針をセットで書くのが基本です。

例文②

件名：【不在連絡】○○宛てのお電話について

△△株式会社　□□様

いつもお世話になっております。株式会社○○の田中です。

本日、○○宛てにお電話を頂戴しましたが、現在出張中のため不在にしております。

○月○日（火）に戻る予定ですので、戻り次第○○よりご連絡いたします。

お急ぎの場合は、私・田中（内線1234）までご連絡ください。

何卒よろしくお願いいたします。

ポイント	理由
不在期間を明確にする	相手の不安を軽減する
代替担当者を示す	連絡先がわかるとスムーズ

メール後に電話で補足する場合の例文

急ぎや重要な内容の場合は、メールを送るだけでなく電話でも補足すると確実です。

その場合、本文内で「メールで概要をお送りしました」と一言添えると丁寧です。

例文③

件名：【補足】△△株式会社・□□様からのお電話について

営業部　高橋様

お疲れさまです。総務の田中です。

先ほど、△△株式会社の□□様より高橋様宛てにお電話がありました。

「発注内容の確認をお願いしたい」とのことでした。

詳細については、念のためメールでもお送りしました。

あわせてご確認をお願いいたします。

注意点	解説
「念のため」という柔らかい言い回し	押しつけがましくない印象になる
重複連絡を自然に伝える	丁寧で誠実な印象を与える

状況別の書き方を身につけることで、相手に「信頼できる人」と思われるメールが書けます。

次章では、メールで起こりやすいミスや注意すべきNG表現を解説します。

よくあるミスとNG例文

電話があったことを伝えるメールは、形式がシンプルな分、細かなミスが目立ちやすいものです。

ここでは、実際によくある誤りや注意すべきNG表現を例文つきで紹介します。

信頼を落とさないメールを書くために、これらのポイントを押さえておきましょう。

「お電話がありました」だけの曖昧表現

最も多いミスが、内容を省略してしまうパターンです。

「お電話がありました」とだけ書くと、誰がどんな用件で電話したのかが分からず、受け取った人が困ってしまいます。

NG例	改善例
○○さんからお電話がありました。	○月○日○時頃、○○株式会社の○○様よりお電話がありました。ご用件は「〇〇について確認したい」とのことです。

要件を1文添えるだけで、伝達の精度が格段に上がります。

社名・人名の誤りは致命的

ビジネスメールで最も避けるべきなのが、名前や会社名の誤記です。

「株式会社」と「(株)」の混在や、漢字の誤りは相手に失礼な印象を与えます。

NG例	改善例
△△株式会様よりお電話がありました。	△△株式会社の□□様よりお電話がありました。
田仲様 → 正しくは田中様	送信前に宛先・本文・署名を必ず確認。

送信前には、宛先・件名・本文すべてを読み返す「ダブルチェック」が必須です。

カジュアル・曖昧・感情的な文の避け方

社内メールでも、くだけすぎた表現は避けましょう。

たとえば「～っぽい」「～らしい」など、あいまいな表現はビジネス文として不適切です。

NG例	改善例
○○さんからなんか電話ありました。	○○株式会社の○○様よりお電話がありました。
急ぎっぽい感じでした。	「至急のご連絡を希望されていました」とお伝えください。

また、「申し訳ありません！」など、感嘆符を多用するのもNGです。

ビジネスメールでは「。」で文を締め、落ち着いた印象を与えましょう。

正確で落ち着いた文章こそが、社会人としての信頼を積み重ねる第一歩です。

次章では、すぐ使えるテンプレート集を紹介します。

テンプレート・コピペで使える例文まとめ

最後に、状況別にそのまま使える「電話があったことを伝えるメールテンプレート」をまとめました。

文面を整えるだけで、誰でもすぐに丁寧なビジネスメールを作成できます。

社内用・社外用・状況別の3カテゴリに分けて紹介します。

基本テンプレート（社内用・社外用）

まずはどんなシーンにも応用できる基本形です。

目的	テンプレート
社内用	件名：【電話連絡】△△株式会社・□□様よりお電話がありました 本文： ○○部　○○様 お疲れさまです。総務の田中です。 本日○時頃、△△株式会社の□□様よりお電話がありました。 ご用件は「〇〇の件について確認したい」とのことです。 お手すきの際に、□□様（TEL：03-xxxx-xxxx）までご連絡をお願いいたします。 よろしくお願いいたします。
社外用	件名：【○○の件】お電話をいただきありがとうございました 本文： ○○株式会社　△△様 いつもお世話になっております。株式会社□□の田中です。 先ほど○○宛てにお電話をいただきましたが、あいにく席を外しておりました。 ご用件を承ってもよろしいでしょうか。それとも○○より折り返しご連絡いたしましょうか。 お手数をおかけいたしますが、ご希望をお知らせください。 何卒よろしくお願いいたします。

状況別テンプレート（急ぎ・確認・折り返し）

メールを送る目的が明確なときは、状況に合わせたテンプレートを活用しましょう。

状況	テンプレート
急ぎの場合	件名：【至急】△△株式会社・□□様よりお電話がありました 本文： お疲れさまです。 本日△時頃、△△株式会社の□□様よりお電話がありました。 「〇〇について本日中に確認したい」とのことでした。 可能であれば本日中の折り返しをお願いいたします。 よろしくお願いいたします。
確認依頼の場合	件名：【確認のお願い】□□株式会社よりお電話がありました 本文： いつもお世話になっております。 □□株式会社の○○様より「〇〇の件についてご確認をお願いしたい」とのご連絡がありました。 内容をご確認のうえ、ご対応をお願いいたします。 よろしくお願いいたします。
折り返し希望の場合	件名：【折り返しのお願い】△△株式会社・□□様よりお電話がありました 本文： お疲れさまです。 △△株式会社の□□様より「○○様から折り返しのご連絡をお願いしたい」とのことでした。 お手すきの際に□□様（TEL：03-xxxx-xxxx）までご連絡をお願いいたします。 よろしくお願いいたします。

件名テンプレート一覧

件名だけでも印象は大きく変わります。内容がすぐに伝わる件名を使いましょう。

用途	件名例
一般的な伝言	【電話連絡】○○株式会社・□□様よりお電話がありました
急ぎの場合	【至急】△△株式会社よりご連絡がありました
確認依頼	【確認のお願い】□□様よりお電話がありました
折り返し依頼	【折り返しのお願い】△△様よりお電話がありました

テンプレートを状況別に使い分けるだけで、メール対応の正確さとスピードが大幅に向上します。

次章では、この記事全体のまとめを行います。

まとめ｜正確で丁寧なメールが信頼をつくる

「電話があったことを伝えるメール」は、一見シンプルなようでいて、実はビジネスの信頼関係を支える大切な要素です。

誰から・いつ・どんな内容・どう対応すればよいかを正確に伝えることで、相手が迷わず次の行動に移れます。

“伝言を渡す”のではなく、“行動を促す”メールを書くことが、信頼されるビジネスパーソンへの第一歩です。

ポイント	要点
件名で内容を明確にする	「誰から」「どんな用件」かを一目でわかるように
本文では4要素を整理	誰から・いつ・どんな内容・どう対応を簡潔に
トーンを調整する	社内＝簡潔／社外＝丁寧を意識する
誤字脱字のチェック	名前・会社名の誤りは信頼を損なう

また、急ぎや不在などの状況に応じてテンプレートを使い分けることで、メールの正確さとスピードを両立できます。

本記事で紹介した例文を参考に、自分の職場や取引先に合ったスタイルを見つけてみてください。

「正確・簡潔・丁寧」の3つを意識すれば、どんな相手にも信頼されるメールが書けるようになります。

次に同じ場面が訪れたときは、この記事の例文やテンプレートを活用して、落ち着いた対応を心がけましょう。