【コピペOK】返品希望メール例文集｜個人でお店に丁寧に伝える方法

商品が届いたあと、「違うものが届いた」「不良品だった」「思っていたのと違った」と感じることは誰にでもあります。

そんなとき、どんな言葉でお店に連絡すれば失礼にならず、スムーズに返品できるのでしょうか。

この記事では、「返品希望メール例文（個人向け）」をテーマに、すぐ使えるテンプレートと丁寧な伝え方のコツを紹介します。

初めての方でも安心して書けるように、状況別の例文やフルバージョンのテンプレートも掲載。

失礼のない言葉で誠実に伝えるメールの書き方を、分かりやすく解説します。

返品希望メールを送る前に確認すべき3つのこと

返品をお願いする前に、まずは落ち着いて状況を整理することが大切です。

焦って連絡してしまうと、伝えたい情報が抜けたり、誤解を招くこともあります。

ここでは、返品希望メールを書く前に確認しておくべき3つの基本ポイントを整理しておきましょう。

返品理由を整理して明確に伝えられるようにする

最初に行うべきは、「なぜ返品したいのか」を整理することです。

理由を明確にしておくことで、相手が状況を正確に判断しやすくなります。

たとえば、以下のようなケースが考えられます。

理由の種類	具体例
商品の不具合	届いた商品にキズがある、動作しないなど
誤配送	注文した商品と異なるものが届いた
自己都合	サイズや色が合わなかった、思っていた印象と違った

返品理由を明確にしておくと、相手に誤解を与えずスムーズなやり取りにつながります。

お店の返品ポリシー・期限・送料負担を確認する

多くのお店では返品ルールがあらかじめ定められています。

公式サイトや購入時の案内メールに、「返品・交換について」といった項目があるはずです。

確認すべき主なポイントを下にまとめました。

確認項目	チェック内容
返品期限	商品到着から何日以内か
商品の状態	未使用・未開封である必要があるか
送料負担	店舗負担か購入者負担か

返品ポリシーを読まずに連絡すると、対応がスムーズに進まないこともあります。

まずはルールを理解したうえで、冷静に依頼を伝える準備をしましょう。

連絡前に落ち着いて状況を整理するコツ

思っていた商品と違うと感じたとき、つい感情的にメールを送りたくなることもあります。

しかし、落ち着いて事実を整理し、丁寧な言葉で伝えることが大切です。

次のようにメモを取っておくと、スムーズにメールを作成できます。

整理すべき内容	具体的な書き方例
注文情報	注文日・商品名・注文番号など
返品理由	「届いた商品に初期不良があったため」など
希望内容	「返品または交換をお願いしたい」など

事前に情報を整理しておくことで、相手に伝わるメールを書きやすくなります。

この準備ができたら、次の章では実際の「返品希望メールの構成と書き方」を見ていきましょう。

返品希望メールの正しい書き方と構成

返品希望メールは、感情的にならず、相手に分かりやすく伝えることが大切です。

この章では、基本構成から、丁寧な言い回しのコツまで順に整理して解説します。

「伝え方ひとつ」で相手の印象が変わるため、ここでしっかりポイントを押さえましょう。

個人で送るメールに必要な基本構成5要素

返品希望メールは、以下の5つの要素を順番に書くことで、誰でも分かりやすくなります。

構成要素	内容
① 件名	メールの目的を簡潔に示す（例：「返品希望のご連絡（注文番号：12345）」）
② 宛名	お店名または担当者名を明記（例：「〇〇ショップ ご担当者様」）
③ 本文	あいさつ・注文情報・返品希望の理由を丁寧に記載
④ 今後の対応のお願い	「返品方法を教えていただけますと幸いです」など
⑤ 結びと署名	感謝の言葉と氏名・連絡先を明記

この流れで書くと、誰が読んでもすぐに内容を理解でき、返信も早くなります。

件名・宛名・あいさつ文の丁寧な書き方

件名は、長すぎず短すぎず、ひと目で内容が分かる形にするのがコツです。

たとえば次のように書くと分かりやすいです。

シーン	件名の例
不良品の場合	「不良品の返品について（注文番号：12345）」
誤配送の場合	「誤配送商品の返品について（注文番号：67890）」
自己都合の場合	「商品の返品についてご相談（注文番号：98765）」

宛名は「〇〇ショップ ご担当者様」とすれば問題ありません。

冒頭のあいさつは、短くても「いつもお世話になっております」と入れるだけで丁寧な印象になります。

注文情報と返品理由の伝え方（テンプレあり）

本文では、「どの商品を、いつ注文し、どのような理由で返品したいか」を整理して伝えます。

以下は基本テンプレートです。

項目	記載例
注文日	○月○日
注文番号	12345
商品名	〇〇（商品名）
返品理由	「届いた商品に初期不良が見られたため」など

この情報をメール内に整理して書くと、相手が内容をすぐに確認できます。

曖昧な表現より、簡潔で事実に基づいた説明の方が伝わりやすいです。

相手に信頼感を与える結びの言葉の例

最後の一文で、相手への配慮を示すと好印象です。

おすすめの締めくくり文をいくつか紹介します。

シーン	締めの文例
一般的な場合	「お手数をおかけしますが、ご確認のほどお願いいたします。」
丁寧に伝えたい場合	「お忙しいところ恐縮ですが、ご対応いただけますと幸いです。」
迅速な対応をお願いしたい場合	「ご確認のうえ、ご案内をいただけますと助かります。」

締めの言葉は、相手への思いやりを込めた一文にすることで、やり取りがスムーズになります。

次の章では、実際にそのまま使える「状況別の返品希望メール例文」を紹介します。

状況別・返品希望メールの例文集（個人向け）

ここでは、実際に使える返品希望メールの例文を、状況別に紹介します。

そのまま使えるように整理しているので、ご自身のケースに合わせて調整してみてください。

どの例文も「落ち着いた丁寧さ」と「必要な情報の整理」を意識しています。

【不良品が届いた場合】そのまま使える例文＋説明付き

届いた商品に不具合があった場合は、感情的にならずに、事実を明確に伝えるのがポイントです。

目的	不良品返品の連絡
ポイント	商品の状態と注文情報を具体的に書く

例文：

件名：不良品の返品について（注文番号：12345）

〇〇ショップ　ご担当者様

いつもお世話になっております。

○月○日に注文いたしました「〇〇（商品名）」についてご連絡申し上げます。

届いた商品を確認したところ、初期不良が見られたため、返品または交換をお願いしたくご連絡いたしました。

【注文情報】
・注文番号：12345
・注文日：○月○日
・商品名：〇〇

お手数をおかけしますが、返品方法や返送先のご案内をいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。
〇〇（氏名）

「返品」か「交換」かを明確に記載すると、相手も対応を判断しやすくなります。

【誤配送の場合】間違った商品が届いたときの例文

違う商品が届いた場合は、焦らずに注文情報を整理し、正しい商品名を明記しましょう。

目的	誤配送商品の返品依頼
ポイント	誤って届いた商品を明確に伝える

例文：

件名：誤配送商品の返品について（注文番号：67890）

〇〇ショップ　ご担当者様

お世話になっております。

○月○日に注文いたしました「〇〇（商品名）」についてですが、届いた商品が異なっておりました。

恐れ入りますが、正しい商品の発送と誤配送分の返品方法についてご案内をお願いできますでしょうか。

【注文情報】
・注文番号：67890
・注文日：○月○日
・注文商品：〇〇

ご確認のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇（氏名）

相手がスムーズに処理できるよう、正しい商品名を必ず添えることが大切です。

【自己都合による返品】柔らかく相談するメール例文

サイズ・色などの理由で返品を希望する場合は、強く主張せず「相談させていただきたく」と伝えるのがポイントです。

目的	自己都合返品の相談
ポイント	相手に判断を委ねる丁寧な書き方にする

例文：

件名：商品の返品についてご相談（注文番号：98765）

〇〇ショップ　ご担当者様

こんにちは。○月○日に注文いたしました「〇〇（商品名）」について、返品が可能かご相談させていただきたくご連絡いたしました。

商品は未開封・未使用の状態です。

返品ポリシーを拝見しましたが、自己都合の場合の対応について詳しく伺えれば幸いです。

ご多用のところ恐縮ですが、ご確認のほどお願いいたします。
〇〇（氏名）

「返品できますか？」ではなく、「可能でしょうか」「ご相談させていただきたく」といった表現が柔らかく印象が良いです。

【返品期限が過ぎた場合】誠実にお願いする例文

期限を過ぎている場合は、まず遅れたことへのお詫びを入れ、理解を求める形にしましょう。

例文：

件名：返品のご相談（注文番号：24680）

〇〇ショップ　ご担当者様

お世話になっております。

○月○日に注文いたしました「〇〇（商品名）」について、返品のご相談でご連絡いたしました。

返品期限を過ぎてしまい申し訳ありませんが、可能な範囲でご対応をお願いできないかと思い、ご連絡差し上げました。

ご多忙のところ恐縮ですが、ご確認のほどお願いいたします。
〇〇（氏名）

誠実さと謝意を込めた表現を使うと、相手も柔軟に対応しやすくなります。

【返金を希望する場合】返金対応を依頼する例文

返品後の返金方法を確認したいときは、具体的に「返金方法のご案内をお願いしたい」と伝えましょう。

目的	返金の依頼
ポイント	返金方法や振込先などの確認を依頼する

例文：

件名：返金についてのご相談（注文番号：13579）

〇〇ショップ　ご担当者様

いつもお世話になっております。

先日返品の手続きをお願いした「〇〇（商品名）」について、返金方法のご案内をお願いしたくご連絡いたしました。

お手数をおかけしますが、ご確認のうえご案内をいただけますと幸いです。
〇〇（氏名）

「教えてください」より「ご案内をお願いしたく」と伝えると、より丁寧な印象になります。

次の章では、さらに汎用性の高い「フルバージョンのテンプレート」を紹介します。

フルバージョンで使える返品希望メールテンプレート

ここでは、そのまま使える「フルバージョン」のメールテンプレートを紹介します。

丁寧さと分かりやすさを両立した文面になっており、状況に合わせて少し調整するだけで使えます。

用途に応じて、3種類のテンプレートを使い分けてみましょう。

シンプルフォーマット版（誰でも使える基本形）

最も使いやすいベーシックなテンプレートです。

初めて返品メールを書く方でも安心して利用できます。

特徴	短く分かりやすい・丁寧な文面

例文：

件名：返品希望のご連絡（注文番号：12345）

〇〇ショップ　ご担当者様

お世話になっております。

○月○日に注文いたしました「〇〇（商品名）」についてご連絡いたしました。

商品に不具合があり、返品をお願いしたくご連絡差し上げております。

【注文情報】
・注文番号：12345
・注文日：○月○日
・商品名：〇〇

お手数をおかけしますが、返品方法や返送先についてご案内をいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。
〇〇（氏名）

このテンプレートは、シンプルながらも相手に誠実さが伝わる構成です。

ビジネスメール形式の丁寧版（会社宛・フォーマル対応）

会社相手や法人ショップなど、よりフォーマルに伝えたい場合に適しています。

「お願い申し上げます」「ご対応いただけますと幸いです」などの丁寧語を意識しています。

特徴	フォーマルで信頼感を与える

例文：

件名：商品返品のお願い（注文番号：56789）

〇〇株式会社　カスタマーサポートご担当者様

平素よりお世話になっております。〇〇（氏名）と申します。

○月○日に注文いたしました「〇〇（商品名）」につきまして、返品のお願いでご連絡いたしました。

届いた商品を確認したところ、一部に不良がございましたため、返品または交換のご対応をお願い申し上げます。

【注文情報】
・注文番号：56789
・注文日：○月○日
・商品名：〇〇

お手数をおかけいたしますが、返品手続きおよび返送先のご案内をいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇（氏名）

法人対応では、あいさつや敬語を丁寧に整えるだけで、印象が大きく変わります。

カジュアル版（小規模ショップ・個人販売者向け）

個人ショップやフリマ系サービスなど、堅苦しくないやり取りに向いたテンプレートです。

親しみを保ちながらも、誠実さを失わない文体を意識しています。

特徴	柔らかく親しみやすいトーン

例文：

件名：返品のご相談（注文番号：86420）

〇〇様

こんにちは。先日注文しました「〇〇（商品名）」についてご相談させていただきたくご連絡いたしました。

商品を確認したところ、想定と異なる点がありましたので、返品が可能かお伺いできればと思っております。

【注文情報】
・注文番号：86420
・注文日：○月○日
・商品名：〇〇

ご多用のところ恐縮ですが、ご確認のうえご返信いただけますと幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇（氏名）

カジュアルなトーンでも、依頼の形は崩さず、誠実な姿勢を保つのがポイントです。

次の章では、メール送信時に気をつけたいマナーや、トラブルを防ぐポイントを紹介します。

メールを送るときのマナーとトラブル防止ポイント

どんなに丁寧なメールでも、マナーを欠いてしまうと相手に悪い印象を与えることがあります。

ここでは、返品希望メールを送る際に気をつけたいマナーや、トラブルを防ぐための基本ポイントを紹介します。

少しの気配りで、やり取りがよりスムーズになります。

感情的な言葉や強い表現を避ける

不備があった場合でも、怒りや不満をそのままメールに書くのは避けましょう。

クレーム調の文面は相手が慎重になり、返信が遅れることもあります。

落ち着いた言葉づかいを心がけ、事実と希望を分けて書くのがコツです。

悪い例	改善例
「すぐに対応してください！」	「お手数をおかけしますが、ご確認のほどお願いいたします。」
「何度も同じことを言わせないでください」	「再度のご連絡となり恐縮ですが、ご対応をお願い申し上げます。」

冷静で誠実なトーンを保つことで、相手に安心感を与え、対応もスムーズになります。

写真添付・再送時のマナーと注意点

不良箇所の写真を添付する場合は、容量を抑えて見やすくするのが基本です。

ファイル名も「damage_photo.jpg」など、相手が内容を把握しやすいように設定しましょう。

また、同じメールを再送する場合は、ひとこと添えるだけで印象が大きく変わります。

再送時のひとこと例	意味
「お忙しいところ恐れ入りますが、再度ご連絡いたしました。」	催促ではなく、確認の依頼として伝えられる
「前回のメールのご確認をお願いできれば幸いです。」	柔らかく再送の意図を伝える

無言で同じメールを送り直すのはNGです。

短い一文を添えるだけで、誠実な印象になります。

返信が遅いときのフォローアップ例文

2〜3日経っても返信がない場合は、確認のメールを送っても失礼ではありません。

ただし、催促ではなく「確認のお願い」として伝えるのがポイントです。

例文：

件名：先日のご連絡の確認（注文番号：12345）

〇〇ショップ　ご担当者様

お世話になっております。

先日お送りしました「〇〇（商品名）」の返品についてのご連絡ですが、念のため確認のために再度ご連絡いたしました。

お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
〇〇（氏名）

フォローアップでは「念のため」「ご確認のため」といった柔らかい言い回しを使うのが好印象です。

次の章では、ここまでの内容を整理し、スムーズに返品連絡を進めるためのまとめをお伝えします。

返品希望メールをスムーズに進めるためのまとめ

ここまで、返品希望メールの書き方からマナーまでを解説してきました。

最後に、スムーズにやり取りを進めるためのポイントを整理しておきましょう。

このまとめを意識すれば、どんな相手にも丁寧で伝わりやすいメールが書けます。

相手に配慮しながら確実に伝えるコツ

返品希望メールで大切なのは、「正確さ」と「丁寧さ」を両立することです。

事実を淡々と整理して伝えるだけでも、相手に信頼感を与えられます。

以下の3つを意識すると、メールの完成度がぐっと上がります。

ポイント	意識すべきこと
1. 情報の整理	注文番号・商品名・返品理由を明確に記載
2. 丁寧な表現	「お願い」「ご確認」など柔らかい言葉を使う
3. 相手の立場を考える	ルールを理解し、感謝の言葉を添える

メールの目的は“伝える”ことではなく、“気持ちよく対応してもらう”ことです。

例文を参考に「自分の言葉」で調整するポイント

テンプレートをそのまま使うのも良いですが、自分の言葉に少し変えるとより自然になります。

たとえば、あいさつ文や締めの言葉を相手との関係性に合わせて調整すると良いでしょう。

テンプレのまま	自然な書き換え例
「お手数をおかけしますが、ご確認のほどお願いいたします。」	「ご確認のうえ、ご案内をいただけますと助かります。」
「お忙しいところ恐縮ですが」	「お時間のあるときで構いませんので」

「型」を使いつつ、自分らしい言葉に少し調整するだけで印象は大きく変わります。

そして最後にもう一度お伝えしたいのは、返品メールの本質は「誠実な姿勢」です。

相手も人であり、誠意のこもった依頼は必ず伝わります。

丁寧に伝えれば、どんな返品依頼もスムーズに進められます。

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