工事の見積を依頼したいけれど、「どんなメールを送ればいいのか分からない」と悩む方は多いものです。
特にビジネスシーンでは、丁寧さと正確さの両方が求められるため、文面の構成に迷ってしまいますよね。
この記事では、実際の業務で使える「工事見積依頼メールの書き方」と「目的別の例文」をわかりやすく紹介します。
件名・本文・添付資料の説明など、メールに必要なポイントを1つずつ整理しながら、すぐに使えるテンプレートを掲載。
この記事を読めば、相手に伝わる・信頼される見積依頼メールを自信を持って書けるようになります。
工事の見積依頼メールとは？基本の意味と目的
まずは、工事の見積依頼メールがどのような役割を持つのかを理解しておきましょう。
この章では、見積依頼メールの目的や、電話よりメールが選ばれる理由を分かりやすく解説します。
そもそも見積依頼メールとは？
工事の見積依頼メールとは、業者に対して「この内容で費用を出してほしい」と正式にお願いするためのビジネス文書です。
作業内容や条件を明確に伝えることで、業者が正確な見積金額を出しやすくなります。
依頼内容を正確に伝えることが、見積の質を高める最も大切なポイントです。
逆に、情報が不足していると業者からの確認が増え、やり取りの手間が発生する原因になります。
| 伝えるべき主な情報 | 具体例 |
|---|---|
| 工事の種類 | 外壁改修、配線交換、床張り替えなど |
| 施工場所 | 東京都港区○○ビル3階など |
| 希望時期 | 4月上旬着工を希望 など |
電話やFAXよりもメールが選ばれる理由
見積依頼は電話やFAXでも行えますが、最近ではメールが主流です。
理由は「記録が残る」「共有が簡単」「誤解が少ない」という3点にあります。
メールであれば、後日条件を確認したり、上司や他部署と情報共有するのもスムーズです。
また、担当者が不在でもメールなら社内で確認できるため、対応スピードも上がります。
電話だけで済ませると、後で条件の食い違いが起きやすい点に注意が必要です。
このように、工事の見積依頼メールは単なる依頼文ではなく、正確な情報共有と信頼構築の第一歩となる大切なやり取りです。
次の章では、メールを書く前に準備すべき3つのポイントを整理していきましょう。
工事見積依頼メールを書く前に準備しておくべきこと
いきなりメールを書き始めるよりも、事前に内容を整理しておくことで伝達ミスを防げます。
この章では、メール作成前に押さえておきたい3つの準備ポイントを紹介します。
依頼内容と範囲を明確にする方法
まず大切なのは「どんな工事を依頼したいのか」をはっきりさせることです。
たとえば、「外壁の塗装」だけでなく「どの範囲を」「どんな材料で」など、条件を細かく整理しておきます。
依頼内容を具体化すると、業者側も正確で比較しやすい見積を作成できます。
あいまいな依頼ほど、見積の精度が下がると覚えておきましょう。
| 項目 | 記載例 |
|---|---|
| 工事内容 | 駐車場舗装、屋内配線の交換など |
| 施工範囲 | 建物南側のみ、1階部分のみなど |
| 希望材料 | メーカー指定や仕上げ仕様の要望など |
納期・スケジュール・予算の整理ポイント
次に、希望する工期やスケジュールを明確にしておきましょう。
たとえば「5月中旬着工」「1週間以内で完了希望」など、具体的な時期を伝えると業者側も調整しやすくなります。
また、概算でも予算感を共有しておくと、現実的な提案を受けやすくなります。
時期や費用を後出しにすると、スケジュールが合わず依頼が遅れることもあります。
| 確認しておく内容 | メモ例 |
|---|---|
| 希望着工日 | ○月○日頃から |
| 工期の目安 | 2週間程度で完了希望 |
| 概算予算 | ○○万円以内を希望 |
添付資料（図面・写真・仕様書）の準備チェックリスト
見積を依頼する際は、現場の状況や工事範囲が分かる資料を添付すると、相手に伝わりやすくなります。
代表的なのは、現場写真・図面・仕様書などです。
これらが揃っていると、業者は現地調査前でも概算を出しやすくなります。
「どんな資料を送ればいいか分からない」ときは、最低限の現場写真だけでもOKです。
| 資料の種類 | 内容・目的 |
|---|---|
| 現場写真 | 修繕や交換箇所を明確にする |
| 図面（平面・立面） | 工事範囲や面積を把握しやすくする |
| 仕様書・指示書 | 材料や仕上げ仕様を共有する |
ここまで整理できたら、メール本文の準備は完了です。
次の章では、実際に使える「見積依頼メールの基本構成テンプレート」を紹介します。
工事見積依頼メールの正しい書き方【基本テンプレート付き】
メールの目的が明確になったら、実際に文章を組み立てていきましょう。
この章では、誰でもすぐに使える基本構成と、好印象を与える書き方のコツを解説します。
件名は「工事内容＋依頼」で明確に伝える
件名は、受信者が最初に目にする部分です。
内容がひと目で分かるように、「工事内容」と「依頼」で構成しましょう。
たとえば「見積のお願い」だけでは何の工事か分かりません。
「工事見積のご依頼（○○ビル外壁改修工事）」のように、具体的な対象を入れるのがポイントです。
| 良い件名例 | 改善が必要な件名例 |
|---|---|
| 工事見積のご依頼（○○ビル外壁改修工事） | 見積のお願い |
| 【見積依頼】○○倉庫内照明交換について | 工事の件 |
本文構成7ステップで失敗しない書き方
工事の見積依頼メールは、以下の7つの流れで構成すると分かりやすくなります。
すべての要素を1〜2文ずつでまとめるのがコツです。
| ステップ | 内容 |
|---|---|
| ① 件名 | 内容が一目で分かるようにする |
| ② あいさつ・自己紹介 | 会社名・名前・担当部署を明記 |
| ③ 依頼の概要 | どんな工事の見積を依頼するか簡潔に説明 |
| ④ 詳細条件 | 工事内容・場所・スケジュール・希望時期など |
| ⑤ 添付資料の説明 | 添付ファイルの種類と目的を伝える |
| ⑥ 返信希望の期限 | いつまでに返答が欲しいかを明示する |
| ⑦ 結びと署名 | お礼の言葉と連絡先を明記 |
【テンプレート】汎用的に使える工事見積依頼メール（フルバージョン）
以下は、どんな業種にも使える汎用テンプレートです。
内容を一部置き換えるだけで、すぐに実用可能です。
| 項目 | テンプレート文例 |
|---|---|
| 件名 | 工事見積のご依頼（○○ビル外壁改修工事） |
| 宛名 | ○○株式会社 営業部 ○○様 |
| あいさつ・自己紹介 | いつもお世話になっております。△△株式会社の□□と申します。 |
| 依頼内容 | 弊社が管理しております○○ビルにて、外壁改修工事を検討しております。 つきましては、下記内容にてお見積もりをお願いできますでしょうか。 |
| 条件・詳細 |
【工事内容】外壁塗装および補修 【施工場所】東京都千代田区○○○丁目○番地 【希望時期】○月中旬着工を希望 【現地調査】ご都合のよい日時をご提案ください |
| 添付資料 | 図面および現場写真を添付しておりますので、ご確認ください。 |
| 締めの言葉 | ご多忙のところ恐縮ですが、○月○日頃までにご返信いただけますと幸いです。 どうぞよろしくお願いいたします。 |
| 署名 |
———— △△株式会社 担当：□□（部署名） TEL：XXX-XXXX-XXXX E-mail：xxx@xxxx.co.jp |
印象を良くする文末・署名のマナー
最後の締め方や署名も印象を大きく左右します。
特に依頼メールでは、相手への敬意が感じられる表現を選ぶのがポイントです。
たとえば「よろしくお願いします」よりも、「ご検討のほど、よろしくお願いいたします」といった丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
署名には必ず会社名・氏名・連絡先を明記し、返信しやすい形に整えることが大切です。
次の章では、実際に使える「目的別・工事見積依頼メールの例文集」を紹介します。
そのままコピーして使えるフルバージョン例文を複数掲載します。
【完全保存版】目的別・工事見積依頼メールの例文集
ここでは、実際の業務でそのまま使える「目的別の見積依頼メール例文」を紹介します。
すべて件名から署名まで含んだフルバージョン例文なので、状況に合わせてコピー＆調整すればすぐに使えます。
① 一般的な工事見積依頼の例文
最もよく使われる基本パターンです。
丁寧でありながら簡潔にまとまっており、初めて依頼する場合にも適しています。
| 項目 | メール文例 |
|---|---|
| 件名 | 工事見積のご依頼（○○ビル外壁改修工事） |
| 本文 |
○○株式会社 営業部 ○○様 いつもお世話になっております。△△株式会社の□□と申します。 弊社が管理しております○○ビルにて、外壁改修工事を検討しております。 【工事内容】外壁塗装および補修 図面および現場写真を添付しておりますので、ご確認のうえご対応をお願いいたします。 ご多忙のところ恐縮ですが、○月○日頃までにご返答いただけますと幸いです。 どうぞよろしくお願いいたします。 ———— |
② 複数社へ同時に見積を依頼する場合の例文
複数業者に依頼する場合は、「複数社に依頼していることを明記」するのがマナーです。
そのうえで、比較検討する旨を伝えると誠実な印象になります。
| 項目 | メール文例 |
|---|---|
| 件名 | 【見積依頼】○○倉庫内照明交換工事について |
| 本文 |
○○電設株式会社 ご担当者様 お世話になっております。□□会社の△△と申します。 弊社では○○倉庫内の照明交換工事を予定しており、数社様へ見積をお願いしております。 【工事内容】既存LED照明の交換・取付 仕様書および現場写真を添付いたします。 ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。 ———— |
③ 緊急対応をお願いする場合の例文
緊急を要する場合は、件名に【至急】を入れると分かりやすくなります。
焦らず、状況を正確に伝えることを優先しましょう。
| 項目 | メール文例 |
|---|---|
| 件名 | 【至急】漏水修繕工事の見積依頼 |
| 本文 |
○○設備工業株式会社 ご担当者様 突然のご連絡で失礼いたします。 本日、共用部の給水管から漏水が発生しており、早急な修繕を検討しております。 【現場住所】東京都○○区○○1-2-3 現場写真を添付しておりますので、ご確認をお願いいたします。 お忙しいところ恐縮ですが、ご対応可能な日時をご返信いただけますと幸いです。 ———— |
④ 定期メンテナンス・小規模修繕を依頼する場合の例文
日常的な修繕や点検の見積依頼では、「継続的な取引を意識した丁寧な言葉づかい」を意識します。
| 件名 | 【見積依頼】○○オフィス定期メンテナンスについて |
|---|---|
| 本文 |
○○メンテナンス株式会社 ご担当者様 平素より大変お世話になっております。△△株式会社の□□と申します。 弊社オフィスにおける定期メンテナンス業務について、次回実施分の見積をお願い申し上げます。 【対象箇所】空調フィルター清掃および排気ダクト確認 前回実施時の報告書を添付いたしますので、内容をご確認ください。 お手数をおかけいたしますが、○月○日までにご連絡をお願い申し上げます。 ———— |
⑤ 英語で送る場合のビジネス例文（海外取引先向け）
海外業者への依頼メールでは、簡潔で礼儀正しい表現を使うことが大切です。
| Subject | Request for Quotation – Renovation Work at ABC Building |
|---|---|
| Body |
Dear Mr. Smith,
This is Tanaka from XYZ Corporation, Tokyo. We are planning a renovation project at our ABC Building and would like to request a quotation as follows: • Work Details: Exterior wall repair and painting Please find the attached drawings and photos for your reference. Kindly send us your quotation by April 10. Best regards, Tanaka (Facility Management Dept.) |
これらの例文を基に、自社の工事内容や現場状況に合わせて調整すれば、どんなケースにも対応できます。
次の章では、見積依頼後のフォローや返信マナーを紹介します。
見積依頼後のメール対応マナーとフォロー例文
見積依頼メールを送ったあとも、やり取りの仕方によって相手の印象は大きく変わります。
この章では、返信がない場合や見積受領後、採用見送り時など、状況別の正しい対応と例文を紹介します。
返信がない場合の催促メール例文
3〜4日経っても返信がない場合は、確認のメールを送りましょう。
このとき、責めるような表現を避け、あくまで「確認」の姿勢を取るのが大切です。
短く・丁寧に・柔らかく伝えることを意識しましょう。
| 件名 | 【ご確認】見積依頼の件（○○工事） |
|---|---|
| 本文 |
○○株式会社 営業部 ○○様 いつもお世話になっております。△△株式会社の□□です。 先日お送りしました「○○工事の見積依頼」についてご確認させていただけますでしょうか。 お忙しいところ恐れ入りますが、ご対応の状況をお知らせいただけますと幸いです。 どうぞよろしくお願いいたします。 ———— |
見積受領後のお礼メール例文
見積書を受け取ったら、なるべく早くお礼のメールを送りましょう。
たとえ採用の可否がまだ決まっていなくても、「受領した」ことと「感謝の意」を伝えるだけで印象が良くなります。
| 件名 | お見積書ご送付のお礼（○○工事） |
|---|---|
| 本文 |
○○株式会社 営業部 ○○様 お世話になっております。△△株式会社の□□です。 このたびは、○○工事のお見積書をご送付いただき誠にありがとうございます。 ご多忙のところ迅速にご対応いただき、重ねて御礼申し上げます。 引き続きよろしくお願いいたします。 ———— |
他社採用時の断りメール例文
他社を採用する場合でも、丁寧な断りメールを送ることで、今後の関係を良好に保てます。
「今回は見送るが、次の機会にお願いしたい」という姿勢を伝えるのがコツです。
| 件名 | 見積結果のご連絡（○○工事） |
|---|---|
| 本文 |
○○株式会社 営業部 ○○様 平素よりお世話になっております。△△株式会社の□□です。 先日ご提出いただいた○○工事のお見積書につきまして、社内で検討した結果、 ご多忙の中ご対応いただきましたこと、心より御礼申し上げます。 引き続きよろしくお願いいたします。 ———— |
このように、見積依頼後のメール対応も重要な信頼構築のステップです。
「送って終わり」ではなく、「丁寧に締めくくる」ことで次の取引へつながります。
次の章では、記事全体のまとめと、信頼される見積依頼メールを書くための要点を整理します。
まとめ｜実務で信頼される「見積依頼メール」を書くコツ
ここまで、工事の見積依頼メールの基本構成から目的別の例文までを紹介してきました。
最後に、ビジネス現場で信頼を得るためのポイントを整理しておきましょう。
伝える情報を明確に・簡潔にまとめる
見積依頼メールでは、工事内容・場所・希望時期などの情報を正確に伝えることが基本です。
不明点があると、業者側の確認作業が増え、対応が遅れる原因になります。
必要な情報を漏らさず、シンプルに整理して伝えることが最も重要です。
相手への配慮を忘れず、誠実な文面を心がける
依頼する側であっても、相手の立場への思いやりを感じる文面は印象を大きく変えます。
「お忙しいところ恐縮ですが」「ご多用の中ご対応いただきありがとうございます」などの一言を添えるだけで、相手の受け止め方は格段に良くなります。
メールのやり取りそのものが、信頼関係の第一歩だと考えましょう。
定型文＋自分の言葉で調整する
本記事で紹介した例文は、どの業種でも使える基本形です。
しかし、社風や案件によっては微調整が必要になる場合もあります。
「テンプレートをベースにしつつ、自社らしい言葉に言い換える」ことで、より誠実で信頼感のある依頼文になります。
| ポイント | 実践のヒント |
|---|---|
| 件名を具体的に | 「工事見積のお願い（建物名）」の形式が最も分かりやすい |
| 依頼内容を整理 | 工事範囲・希望時期・添付資料の3点を必ず明記 |
| 返信・フォローを丁寧に | 受領後の一言メールで印象が大きく変わる |
正確な情報と丁寧な言葉づかいがあれば、見積依頼メールは必ず伝わります。
相手に「この会社は信頼できる」と思ってもらえる文章こそ、ビジネス成功の第一歩です。
本記事のテンプレートや例文を活用して、迷いなく自信を持って依頼メールを送れるようにしましょう。
